Il lavoro in team occupa un ruolo fondamentale a livello professionale. In questo caso bisogna tenere a mente che più dipendenti lavorano insieme a un progetto e più importante è ottenere una buona coordinazione e comunicazione. Solo quando tutti i compiti sono distribuiti in maniera ottimale e lo scambio tra i vari collaboratori funziona efficacemente, sarà allora possibile raggiungere il migliore risultato possibile.
Ugualmente decisivo è il fatto che tutti gli interessati dispongano di mezzi e di informazioni necessarie e che vengano informati puntualmente dei cambiamenti rilevanti in corso d’opera. Per ottimizzare il processo sempre più aziende utilizzano degli strumenti per il project management che spesso consentono di lavorare in modo più produttivo, agevolando in particolare il lavoro a distanza.
Che cosa sono i tool per il project management?
Uno strumento o software per il project management offre diverse funzioni per la gestione dei progetti. Lo scopo è l’ottimizzazione del processo di lavoro, per cui i singoli strumenti sono adatti per i campi come progettazione, organizzazione o analisi. Un tool di questo tipo si può ad esempio contraddistinguere per le seguenti caratteristiche:
Mind mapping: molti strumenti aiutano i team al momento di trovare idee e di cimentarsi quindi nel lavoro creativo. Gli strumenti per creare delle mappe mentali, così come altre funzioni di brainstorming, invitano i membri e i collaboratori del progetto a condividere le proprie idee e a modellare il progetto attivamente. In questo modo si può anche coinvolgere facilmente il committente nel processo creativo, a patto che lo si voglia e gli sia stato dato il giusto accesso al tool.
File sharing: uno dei pensieri di base più importanti dei software per il project management è quello che gli utenti possono condividere le loro tabelle, documenti e altri dati con gli altri. Molti tool offrono una piattaforma di archiviazione principale e la possibilità di definire dei permessi di accesso personalizzati. In questo modo tutti i file importanti sono sempre disponibili dovunque voi siate. I project manager o gli amministratori del progetto decidono così chi ha accesso a dati precisi.
Comunicazione in tempo reale: gli strumenti per il project management comprendono spesso diverse funzioni per l’interazione in tempo reale tra tutti gli utenti. Le funzioni di commento permettono di discutere in modo facile e veloce su compiti poco chiari e su altre questioni correlate. Molte applicazioni implementate si basano inoltre su forme di comunicazione consolidate, come la videotelefonia, la messaggistica istantanea e le e-mail, o dispongono di interfacce ai classici programmi, come Outlook o Skype. In aggiunta la maggior parte dei fornitori si basa sulla memorizzazione di tabelle o documenti di testo sul cloud, di modo che più utenti vi abbiano accesso contemporaneamente.
Calendario comune: non importa che abbiate fissato un team meeting, che vi attendano importanti chiamate di lavoro o che abbiate una scadenza da rispettare: le e-mail, le telefonate o i messaggi in chat sono un buon mezzo per informare i partecipanti su tutti quei prossimi eventi che spesso si fanno in fretta a dimenticare. Più appuntamenti ci sono, più difficile sarà mantenere il controllo. Per questo motivo i tool per il project management mettono a disposizione delle funzioni calendario tramite le quali si possono vedere in ogni momento tutti gli appuntamenti importanti condivisi.
Funzioni di gestione del lavoro: un buon software per il project management si contraddistingue per il fatto che il team leader o il project manager può pianificare in modo ottimale e tenere sotto controllo i diversi processi di lavoro. Così sono messi a disposizione i componenti tramite i quali si possono organizzare e suddividere le risorse in modo ottimale. Inoltre molti strumenti offrono soluzioni per documentare e valutare i processi di lavoro e i progressi. Così se queste applicazioni vengono utilizzate in tutta l’azienda, facilitano anche la comunicazione tra i singoli reparti.
Quale tool per project manager scegliere?
Jira è una suite di software proprietari per il tracciamento delle segnalazioni sviluppato da Atlassian, che consente il bug tracking e la gestione dei progetti agile. Il nome del prodotto è un troncamento di Gojira, traslitterazione giapponese di Godzilla.
Secondo Atlassian, Jira viene utilizzata per il monitoraggio dei problemi e la gestione dei progetti da oltre 75.000 clienti in 122 paesi.
Jira si divide in quattro pacchetti:
Jira Core è concepito come project management generico;
Jira Software include il software di base, comprese le funzionalità di gestione dei progetti agile (precedentemente un prodotto separato: Jira Agile);
Jira Service Desk è destinato all’uso da parte dei desk IT o di servizi aziendali;
Jira Align è un aggregatore di dati a livello di team per la condivisione del lavoro in tempo reale.
Jira è scritto in Java e utilizza il containter di inversione di controllo Pico, il motore di entità Apache OFBiz e lo stack tecnologico WebWork 1. Per le chiamate di procedura remota (RPC), Jira supporta REST, SOAP e XML-RPC. Jira si integra con i programmi di controllo di versione come Clearcase, Concurrent Versions System (CVS), Git, Mercurial, Perforce, Subversion e Team Foundation Server. Viene fornito in varie lingue tra cui inglese, francese, tedesco, giapponese e spagnolo.
Jira supporta l’API Networked Help Desk per la condivisione dei ticket di assistenza clienti con altri sistemi di tracciamento dei problemi.
Asana: è un software di gestione del lavoro utilizzabile sul web o su dispositivi mobili creato nel 2008 da Dustin Moskovitz, cofondatore di Facebook, e Justin Rosenstein, programmatore ed ex ingegnere per conto di Google e Facebook.
Gli ideatori hanno lavorato in prima battuta per migliorare la produttività dei dipendenti di Facebook: solo nel 2012 hanno pensato di lanciare commercialmente Asana, proponendolo come sistema semplice per aiutare i team a gestire tutto con un solo strumento.
Con Asana squadre formate da decine di persone possono creare progetti, assegnare compiti, specificare scadenze e comunicare nuove attività.
Asana permette di creare degli spazi di lavoro digitali, ovvero degli workspace, all’interno dei quali potrai creare i progetti e dà la possibilità di avere una panoramica completa di tutte le attività riguardanti il progetto che si andrà a svolgere.
Asana consente di creare delle Task, ovvero dei compiti che i membri del team potranno svolgere e monitorare insieme o singolarmente. Per rendere ancora più funzionale lo spazio di lavoro, Asana permette di integrare altri strumenti di produttività.
Trello: è uno strumento per i lavoratori digitali ma in realtà è molto di più. Quando ci si approccia a questi nuovi servizi per migliorare il flusso di lavoro si pensa che possano essere adatti solo a chi ha un progetto digitale. Trello ha raccolto così tanto successo perché aziende e brand di tutto il mondo, sia online che offline, hanno iniziato ad utilizzare questa piattaforma sicura e semplice. Ad onor del vero sono sempre maggiori le testimonianze di chi lo utilizza anche come organizer della propria vita privata o di una vacanza.
Monday: è un’applicazione web e mobile per il team management. Il prodotto è una piattaforma web ed applicazione mobile basata su cloud, pensata per gestire attività, compiti, clienti, tracciare progetti, scadenze, e ottimizzare la collaborazione dei team di lavoro. Il prodotto è personalizzabile e soddisfa diverse esigenze e business operations, tra cui ricerca e sviluppo, risorse umane, marketing, vendite, product e customer management.
Case Studies
Hack Reactor: Leggi qui come l’utilizzo di Asana wall-to-wall è stato fondamentale per aiutare Hack Reactor a scalare.
Kickstarting Creativity: How Trello Powers Communication At Kickstarter: Questo caso studio spiega come l’utilizzo di Trello ha migliorato la comunicazione all’interno di Kickstarter
How a $1 Billion Company Used monday.com to Create a Killer Company Culture: Questa è la storia di come Avishai Abrahami, CEO di Wix, ha superato i crescenti problemi dell’azienda creando una cultura trasparente.
Ogni software ha diverse caratteristiche che si possono adattare alle esigenze dell’azienda. Per fare la scelta giusta bisogna valutare bene quali siano le esigenze dell’azienda.