Con l’emergenza Covid-19, si è reso necessario per molte aziende, attivare la modalità di lavoro in smart working. In questo articolo spieghiamo cosa è e come funziona
Cos’è lo Smart Working:
Lo Smart Working una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.
Come funziona lo Smart Working:
Lo Smart Working è un nuovo modo di lavorare che consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale. Quindi anche il risultato di un sapiente uso dell’innovazione digitale a supporto di approcci strategici che puntano sull’integrazione e sulla collaborazione tra le persone, in particolare, e tra le organizzazioni. In tutto questo la tecnologia gioca un ruolo chiave, perché quando si parla di Digital Transformation nei luoghi di lavoro si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.
Pro e Contro dello Smart Working:
Pro:
- Autonomia: il lavoratore gestisce autonomamente orari e impegni. Questo significa più calma.
- Non perdersi nel traffico:niente traffico o autobus/treni affollati
- Evitare litigi e piccole invidie tra colleghi: il privilegio di lavorare da soli, nel proprio studio, nella propria tranquillità.
- Flessibilità: con smart working si hanno i propri spazi e le proprie tempistiche per svolgere una determinata mansione, evitando di rispettare gli orari del cartellino.
- Addio spese extra: benzina, biglietti dei mezzi pubblici, parcheggio, e simili non saranno più un problema.
Contro:
- Fare carriera è più difficile: chi lavora in smart working ha meno opportunità di fare carriera.
- Manca il confronto con i colleghi: scarsa interazione con il team di lavoro e rimpiangono quel momento in cui ci si riunisce con i colleghi, anche semplicemente per un caffè e chiacchierare sul lavoro svolto.
- Lavorare tutti i giorni, anche i festivi: Nello smart working c’è una completa autonomia di orari e giorni. Se non sapete organizzarvi potreste trovarvi a non fare niente di lunedì, ma essere super impegnati nel weekend per rispettare delle scadenze.
- Troppe distrazioni: l’ambiente lavorativo è lo stesso di quello domestico. È difficile scindere le due cose e soprattutto ritagliarsi momenti di vera solitudine.
- Essere sempre reperibili: il non avere orari significa che gli altri potrebbero chiamarvi in ogni momento della giornata, o peggio della serata. Il sabato e la domenica compresi.
Le piattaforme di collaborazione per lo smart working:
G-Suite: G-Suite è una suite di tool software e strumenti di produttività e collaboration. Essa comprende, Gmail (per la posta elettronica), Google Drive (il servizio cloud per la memorizzazione dei contenuti e la sincronizzazione degli stessi online), Google Hangouts (il sistema che offre, grazie a Meet la possibilità di videoconferenze online, ma anche messaggistica istantanea e Voice over IP), Google Calendar e Documenti (i programmi gratuiti per preparare file di testo, fogli elettronici e così via).
Cisco Webex Meetings: È la piattaforma che consente di condurre riunioni online e video conferenze. Non solo, questa soluzione permette l’interazione tra coloro che partecipano alla riunione stessa grazie al fatto che permette la condivisione di varie tipologie di contenuti, dai testi agli audio/video. I team hanno cioè a disposizione una soluzione che permette loro di avere a disposizione tutto quanto è necessario, avendo la garanzia di poter contare sulla sicurezza dei dati di livello enterprise.
Microsoft Teams: La casa di Redmond offre una piattaforma di smart working per la comunicazione e collaborazione unificata che combina chat, videoconferenze ma anche integrazione di applicazioni e archiviazione di file. In pratica, l’hub per la collaborazione di Office 365 consente di lavorare promuovendo massimo coinvolgimento da qualsiasi luogo si stia operando.
Slack: il software per la collaborazione aziendale progettato per inviare messaggi in modo istantaneo, sfrutta canali specifici dedicati e può essere integrata con strumenti di produttività. All’interno della piattaforma è infatti possibile usare Google Drive, Trello, GitHub, Google Calendar e tanti altri applicativi tra i più diffusi e utilizzati.
Trello: È un software gestionale in stile Kanban (il metodo Kanban, finalizzato ad evitare sovrapposizione tra l’operato dei vari addetti, parte dal presupposto che i processi siano svolti da valle a monte e ciascuna attività realizzata solo quando ce ne è veramente bisogno) e permette a ogni utente di creare a propria scheda che indica le attività di cui occuparsi, scambiarla con altri eccetera.
Lavorare in smart working con una VPN:
Le VPN o Virtual private networks, lo ricordiamo, aiutano ad aggirare le restrizioni geografiche imposte ma, soprattutto, a mantenere privata la navigazione sul web e di conseguenza sono sempre più cruciali in un periodo dove centinaia di migliaia di lavoratori sono costretti ad accedere a network aziendali da remoto, magari limitati da firewall restrittivi.
Un software a questo scopo è OpenVPN, un sistema opensource disponibile per ogni device e sistema operativo.
Smart Working come controllare i lavoratori:
Le aziende possono procedere con il controllo delle performance degli smart worker,rispettando determinate regole e prescrizioni. La legislazione afferma che il datore di lavoro ha il diritto e dovere di controllare il corretto operato dei dipendenti, il tutto rispettando gli articoli 2, 3 e 4 dello Statuto dei lavoratori.
Il datore di lavoro ha il diritto ed anche il dovere di controllare il corretto operato dei lavoratori ed anche degli smart worker. Tuttavia bisogna rispettare lo Statuto dei lavoratori, dunque i controlli devono essere mirati e fatti con criterio:
- Devono riguardare i beni aziendali forniti al dipendente, come ad esempio il computer e la posta elettronica aziendale, senza violare la privacy del dipendente;
- Prima di qualsiasi rapporto professionale, il datore è tenuto ad informare il lavoratore sul divieto di adoperare gli strumenti di lavoro aziendale per fini personali, in quanto questi potrebbero essere sottoposti a controlli;
- Per lo smart working c’è da ricordare che nell’accordo di lavoro, stipulato tra datore e dipendente, devono essere contenute le modalità di controllo a cui lo smart worker potrebbe essere sottoposto. Inoltre, in questo accordo sono stipulate anche eventuali sanzioni disciplinari.
Il datore può fare controlli per verificare delle specifiche ipotesi di illeciti.
La base di un buon lavoro in modalità flessibile, è avere una buona organizzazione. Se fatto in maniera professionale potrebbe essere una modalità di lavoro utilizzabile anche in futuro.